在当今竞争激烈的商业环境中，公司要想保持竞争优势，就必须能够充分发挥团队的合力，并将之转化为具体的成果。项目管理软件作为提升组织效能的有力武器，能够助力企业实现这一宏伟目标。本篇文章将深入探讨项目管理软件的核心特性，并向您展示9款顶尖的项目管理工具，同时提供选择合适软件时需考虑的关键要点。
2024年值得关注的9款项目管理工具概览：Zoho Projects、Asana、Monday、Smartsheet、Adobe Workfront、ClickUp、Trello、Hive、Basecamp等，它们将是您企业优化管理流程的得力助手。
一、项目管理软件核心功能剖析
您的团队在选购项目管理软件时，以下关键特性是不可或缺的：
- 自动化工作请求处理： 邮件和即时消息等渠道上的工作请求管理起来非常繁琐。适当的项目管理软件能够集中处理这些请求，并实现自动化，从而增强任务的透明度和问责性。
- 集中化的审批和校对流程： IT项目往往涉及大量的沟通环节，分散在各个应用程序中的意见反馈容易遗漏。项目管理软件能够集中管理审批和校对流程，特别是当涉及客户时尤为重要。
- 可定制的项目与权限设置： 由于IT项目的多样性，您或许需要根据项目或正在进行的任务来定制项目名称，调整任务之间的关联性，并控制权限设置。
- 兼容多种工具的集成： 您的团队在完成任务时会使用各式各样的IT工具。高效的工作流程需要这些工具与您的项目管理系统无缝集成。
- 个性化的工作视图： 团队成员（或整个组织）对项目的不同方面各有所需，如参与成员、费用、时间框架和依赖性等。他们需要的信息应一目了然，而非四处寻找。
- 可扩展性： 您的团队可能会为多个客户和部门管理项目。您需要的是能让您清晰掌握任务概览的工具，哪怕是面对大规模的任务。
二、2024年项目管理软件精选
本文将向您介绍九款IT行业专用的项目管理工具。我们将重点讨论每款软件如何实现前文提及的功能，并评析其优缺点、兼容性和用户评价。
- Zoho Projects：IT项目管理平台 Zoho Projects已经成为全球众多国家和地区数百万用户的选择，并多次被Forbes和Gartner等权威媒体评为协作工作管理工具的佼佼者。
Zoho Projects的存在意在让不同部门的协作效率达到新高度，无论是IT团队还是营销团队，甚至是副总裁和财务部门。
团队们对Zoho Projects喜爱的三大功能：
1). 定制化自动化工作流程 Zoho Projects让IT专业人员能够根据团队的独特工作方式进行全面定制化的流程自动化。 多数项目管理工具的自动化程度有限，难以显示团队间的依赖关系。Zoho Projects允许您创建自动化的工作流程，确保关键信息在必要时能够轻松获取。
通过Zoho Projects的项目面板，团队能够清晰地看到所有活动，直至具体任务。而独特的结构设计，让您即便面对众多不同项目也能保持条理清晰。
2). 让每位团队成员都时刻把握任务动态 定制工作区后，每位成员都能根据自己的个人仪表板，清晰地知晓自己的任务和截止日期。
Zoho Projects的仪表板提供了个性化视图，团队成员可根据需求获取成本、资源、进度等关键信息，而无需关注与自己无关的数据。这使得每个人都能以最适合自己的方式组织工作。
3). 集中化所有工作请求和审批 Zoho Projects让团队能够将所有与项目相关的信息和动作集中于一处，从而避免了评论和反馈在不同平台上的散失。
利用动态请求表单，团队无需再通过电子邮件或人工处理非标准化的工作请求，而能够创建统一的自定义表单并自动分配任务，将整个工作流程自动化。
集成能力 Zoho Projects与超过200个应用程序相集成，如Zoho Workdrive、Zoho日历、Zoho Mail等。
Zoho Projects的优势和局限 优势 高度定制性：从工作流程到仪表板、接收表单、文件夹、任务和项目，一切都能够定制并重新命名，以适应团队需求。 自动化流程：从构思到批准，工作流程的自动化有助于指导团队工作。 单一平台管理：从任务接收到报告制作，一切都在Zoho Projects中进行。
局限 定制过程可能需要一定时间来达到最佳效果。
- Asana：集视觉效果与功能性于一体 Asana是一个多功能的项目管理平台，提供从文件存储到项目路线图再到仪表板的一体化服务，界面友好、设计美观。
主要特性
- 工作流程构建器：易于使用的工具，有助于跨部门协作，并允许创建个性化工作流。
- 目标设定：项目经理可以为团队设定清晰目标，并追踪绩效指标。
- 甘特图和看板：为团队提供清晰的进度跟踪视图。
集成 Asana具有强大的第三方应用集成能力，包括Adobe Creative Cloud等200多个应用程序。
优势与局限 优势：
- 直观的用户界面和简易操作
- 项目组合功能，可更好地整理和跟踪多个项目
局限：
- 无电话客服支持
- 不能在平台内管理外部反馈
- 单个任务只能分配给一个人，限制了资源分配的灵活性
- Monday.com：简约直观的管理体验 对于寻求简约且轻量级项目管理方案的团队，Monday.com提供了操作简单、类似电子表格的界面，让大多数用户能快速掌握使用方法。
主要特性
- 自定义仪表板：提供项目多维度视图，适合项目经理和团队领导。
- 自动化提醒：设置任务并自动接收到期提醒。
- 预设模板：提供超过100个模板，帮助创建可重用的流程。
集成 Monday.com提供200多个集成选项，与第三方应用兼容良好。
优势与局限 优势：
局限：
- 客户支持有待加强
- 仪表板报告能力有限，可能不适合大型或复杂项目
- Smartsheet Smartsheet是一个广受欢迎的选择，与Monday.com类似，它提供了类似电子表格的用户体验，使得上手变得轻松。
主要特性
- 自动化工作流程：允许用户创建蓝图以自动化流程。
- 多功能仪表板：除电子表格视图外，Smartsheet还提供综合仪表板，显示所有项目信息，并提供高层仪表板以展示KPI。
- 内容管理：用户可以规划、管理和发布内容。
集成 Smartsheet提供100个集成，包括与Adobe Creative Cloud和Slack等基本工具的连接。
优势与局限 优势：
- 高度可视化且易于使用
- 报告可视化配置灵活，方便分享
- 协作者和访客无需注册即可访问
局限：
- 类电子表格的局限性，如维护公式的准确性
- 校对工具较为有限，缺乏实时文档编辑器
- 自定义字段受限，因为只是表格中的列
- 定价较高，需支付多个附加组件费用
- Adobe Workfront Adobe Workfront是一个成熟的项目管理工具，2020年被Adobe收购，特别适合已经在使用Creative Cloud套件的IT团队。但需注意，它是列表中价格较高的工具之一。
主要特性
- 战略目标设定：帮助设定明确目标，保持工作进度一致性。
- 综合仪表板：单一中心跟踪目标和项目。
- 场景规划器：预测特定业务场景，准备应对不同结果。
集成 作为Adobe产品的一部分，Workfront与Creative Cloud完美集成，其他集成能力相对有限。
优势与局限 优势：
- 与Adobe产品的无缝集成
- 现有Adobe客户可享受折扣定价
- 在营销团队中享有良好声誉
- 能够很好地扩展到整个企业范围
局限：
- 高昂的价格，没有免费试用版本
- 用户界面不佳，操作复杂
- 结构严格，不适合执行临时任务
- 可视化效果较为平淡，可能影响团队士气
- ClickUp ClickUp是一款适合大多数团队的项目管理软件，特别是远程团队。它最初定位为Jira的可定制性更强的替代品，提供众多功能。
主要特性
- 文档中心：集中内部文档，构建知识库。
- 检查表：将任务分解为小活动，加快执行速度和监控进度。
- 思维导图：通过思维导图直观展示项目和任务的关系。
集成 ClickUp具有强大集成功能，可以连接主要第三方应用程序，包括Slack、Google日历、Outlook、HubSpot等。
优势与局限 优势：
- 宣传为“一个应用程序取代一切”，功能广泛
- 自带文档工具Docs
- 使用和设置简便
局限：
- 在规模化时稳定性可能存在问题
- 功能繁多但有些不够成熟，开发速度过快
- 缺乏电话支持
- Trello Trello是一款基础的看板式项目管理工具，其操作简单直观，界面色彩丰富，因此深受用户喜爱。但对于需要处理复杂项目的企业团队，Trello可能不够充分。
主要特性
- 看板：著名的看板工具，提供丰富的界面和拖放功能。
- 自定义字段：添加信息到任务卡，如截止日期、评论等。
- 自动化流程：根据时间表创建卡片间自动化流程。
集成 Trello与Slack等多个流行工具集成。
优势与局限 优势：
局限：
- 功能简单可能感觉受限
- 主要适用于小型项目，大型项目管理困难
- 仅允许对任务评论，不能在项目级别交流
- Hive Hive自称为“世界上第一个民主化的生产力平台”，其功能和设计反映了用户论坛的反馈，专为团队设计，旨在整合群组消息、文件共享和电子邮件等工作方面。
主要特性
- 自定义视图：甘特图、看板、项目组合和日历视图，满足不同用户需求。
- 实时分析和跟踪：内置时间跟踪工具，提供关键绩效数据。
- 自定义模板：如接收表格等，帮助创建可重用流程。
集成 Hive提供1,000多个集成选项，包括Photoshop插件，但仅有12个本机集成。
优势与局限 优势：
- 提供有功能限制的免费计划
- 用户可以通过论坛提供反馈
- 包含内置电子邮件等辅助功能
局限：
- 本机集成数量有限
- 项目管理功能缺乏文件夹或空间，组织和可视化挑战较大
- Basecamp Basecamp，最初由一家网页设计机构创造，是为了满足其IT项目管理需求。如今，它被认为是一个易用的平台，特别适用于小型团队。
主要特性
- 待办事项列表：将复杂项目分解为小任务，便于查看和讨论。
- 留言板：专用项目板用于沟通，监控进度。
- 项目调度：确保不错过关键截止日期，跟踪进度，与日历集成。
集成 Basecamp的所有集成都由第三方开发，平台本身不参与集成开发。
优势与局限 优势：
- 对小型团队来说非常简单
- 定价基于需求而非用户数量
- 界面易于导航，学习曲线短
局限：
- 对于大型团队或复杂项目可能不够
- 缺乏批准或请求功能
- 所有项目和任务模板都需要从零开始构建
